邮件收发室

私人邮件教职员工不得使用学院的邮件设施接收私人邮件。

办公室间邮件发送办公室间邮件时要使用办公室间信封。当给办公室间的信封写地址时，请确保所有之前的标记都被划掉，并且打印清晰，使用全名和部门和房间号码。

发文

所有发出的邮件必须有斯塔顿岛学院的回信地址，包括发件人的姓名和部门。

注：如外发邮件未能准时备妥，可于当日下午二时前送至收发室处理。下午2点以后收到的邮件将在下一个工作日寄出。

注意：与赠款相关的工作或会议的特殊邮件也必须确定。此识别将用于监控使用情况和收取邮资。

许可邮件

在学院范围内降低成本的努力，收发室将不再通过第一类邮件发送任何邮件。所有部门都必须遵守，否则您的邮件将被延误。许可证邮寄的要求包括：数量，设计，尺寸，材料类型，预分类。

许可证邮寄分为两类：

• 大部分邮件-非营利性-必须是225个通用字母。适用尺寸限制和限制 设计邮件件．
• 第一类预排序——必须是至少525个不同字母的碎片。适用尺寸限制和限制设计邮件件．

CSI要求任何普通邮件：如果邮寄时间不敏感，请在发货前累积200件，以实现这些节省。

对于任何一种选择，都必须填写邮寄申请表格并提交邮寄样本。需要提前联系收发室安排任何邮件。如果您有任何问题或需要进一步指导，请联系邮件室分机3227

注意：以逗号分隔的数据文件必须在邮寄前10天提交到Mailroom@csi.cuny.edu。逗号分隔的数据文件的正确格式：名、姓、称呼或头衔、公司、街道地址、单位、城市、州、邮政编码。任何必要的附加栏必须得到邮件收发室的批准。

注：所有信封及信笺须于邮寄前最少3天寄至1M楼105室收发室。所有信封必须有回邮地址及预先印妥的本局标志许可证，本局不接受普通信封。

完成后，各部门将收到一份附有邮寄费用的声明。所有未使用的信封和材料将退还给部门；但是，这些信封不能用于第一类邮件，除非预印的标志被空白标签覆盖。

邮资支出，包括商业回复和大量邮件，每月跟踪、编制和报告。补助金项目、IFR项目和外部服务/团体将相应地开具发票。

正确的地址格式为确保美国邮政服务的有效处理，推荐的格式是在信封中央以块格式填写完整的邮寄地址。更多细节…

国际邮件除某些限制外，大多数物品都可以邮寄到国外。请与收发室联系，以确定具体的分类和所需的文件。

挂号邮件此项服务向寄件人提供附有派递记录的邮寄收据。挂号只适用于第一类邮件。回执提供了挂号邮件已送达的证明。回执上标明了邮件的编号、签收人以及交付日期。

回寄收据回寄收据提供挂号邮件已送达的证明。回执上标明了邮件的编号、签收人以及交付日期。

商业回复邮件这项服务使学院可以收到回复的第一类邮件。学院支付邮费外加象征性的服务费。在准备商业回复信封时，请联系设计服务总监Janice Awerbuch，电话：2266，因为需要独特的邮政编码，所以需要设计协助。

设计邮件件邮件件的设计是至关重要的，以满足邮局已建立的指导方针。收发室有可以外借的模板和出版物。下面列出了一些经常被忽视的指导原则。

• 最小尺寸要求3½“x 5”和至少0.007“厚。
• 明信片最大尺寸为4¼“ x 6 ”

注意：邮件未能获得收发室的批准可能会导致美国邮政服务拒绝它。即使您过去曾邮寄过类似的邮件，也强烈建议您在打印前获得邮件中心的批准。

如果您需要邮寄头等舱邮件，而不是以折扣价寄出，您需要让您的主管或以上通过电子邮件联系运营服务总监Andrew Diaz，说明他们知道费用，并将在完成后开具发票。一旦收到请求，需要由校园规划、设施管理和运营服务副总裁Hope Berte批准。一旦完全批准，邮件将被处理。

不能邮寄的邮件以下邮件绝对不能用普通信封寄出：

• 回形针、金属片、钥匙、铅笔、玻璃零件或纽扣。这些物品会堵塞或损坏邮寄设备。
• 高度少于3吋或长度少于5吋的信封及卡片亦属不可邮寄物品。

正确的寻址格式

• 键入或机器打印完整的地址。避免手写地址。
• 确保打印清晰锐利。使用标准的商业字体。地址字符不应该接触或重叠。
• 当使用窗口信封时，确保整个地址总是可见的。地址周围应有足够的间距，以方便信封内的内容移动。
• 黑墨水在白底上最好。
• 保持统一的左边距。
• 请使用大写字母。
• 省略所有标点符号。
• 包括楼层、套房和公寓号码。
• 使用标准的两个字母大写的州缩写。
• 对于国际邮件，国家名称应以大写字母出现，不带缩写。
• 当使用窗口信封时，确保整个地址总是可见的。地址周围应有足够的间距，以方便信封内的内容移动。
• 不要把信封钉牢。

信封正面较低的3/4英寸部分，地址正下方，保留用于邮政条形码。这个地区必须保持畅通。

为协助设计信封，联系珍妮丝·阿韦布奇-设计服务总监，分机2266。

多余的印刷或标记可能位于左上角。

如果在包裹、包裹或信封上使用地址标签，也必须按照建议的格式注明地址。标签必须与底边平直平行。

有关地址格式、邮政编码查询或当前邮费的更多信息，请致电我们的邮件室分机3227或点击这里前往美国邮政服务。